Deine Anfrage.
Deine Daten.

1. Wer verantwortlich ist

Du kannst uns auch ohne WhatsApp per E-Mail oder Brief erreichen. Für die Familienbiografie-App gelten ergänzend deren eigene Datenschutzhinweise; diese Seite betrifft den WhatsApp-Assistenten, dessen geschützte Verwaltung und den Aufruf dieser Informationsseite.

2. Wobei der Assistent hilft

Der Assistent ordnet kurze Fragen zu Heyder Media und zur Familienbiografie Themen zu und wählt vorbereitete Antworten aus. Auf Wunsch kann er einen Kontakt- oder Rückrufwunsch für Matthias Heyder erfassen. Er führt keine Biografie-Interviews, schließt keine Verträge ab und trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

Bitte sende hier keine Lebensgeschichten, Gesundheitsdaten, Ausweise, Fotos oder Dokumente. Für eine Biografie verwende die Familienbiografie-App. Ein technischer Themenfilter kann sensible Angaben nicht zuverlässig vollständig erkennen.

3. Welche Daten verarbeitet werden

WhatsApp/Meta übermittelt eingehende Nachrichten an unseren technischen Endpunkt. Zur Prüfung und Zuordnung verarbeitet dieser kurzzeitig die Absendernummer, Nachrichtenkennung, Zeitangaben, Nachrichtentyp und den übermittelten Inhalt. Eingehende Textinhalte werden zur Themenzuordnung gelesen, aber vom Anwendungscode nicht als Gesprächsprotokoll in unserer Datenbank gespeichert. Medien werden nicht automatisch heruntergeladen.

In der Anwendungsdatenbank speichern wir die verschlüsselte Telefonnummer, mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kontakt- und Nachrichtenkennungen, Themenkategorie, Zeitpunkte, Pausen- und Bearbeitungsstatus, Antworttexte sowie Zustell- und Fehlerzustände. Die Kennungen sind pseudonym, nicht anonym. Vorgänge enthalten zusätzlich eine Vorgangskennung, Art des Wunsches und Bearbeitungsfristen. Der Anzeigename deines WhatsApp-Profils wird vom Anwendungscode nicht gespeichert.

Bei MENSCH oder RÜCKRUF fragt der Assistent zunächst nach einer Bestätigung. Erst mit ANFRAGE SPEICHERN wird der Vorgang angelegt. Matthias kann dann die zugehörige Telefonnummer und Kategorie einsehen. Automatische Antworten pausieren. ABBRECHEN verwirft einen noch nicht bestätigten Wunsch.

Technische Sicherheits- und Betriebsprotokolle können unter anderem IP-Adressen, angefragte URLs, Zeitpunkte, Antwortstatus und Laufzeitdaten enthalten. Unser Anwendungscode schreibt keine Nachrichteninhalte, Telefonnummern oder Zugangsschlüssel in eigene Konsolenausgaben. Das ersetzt keine Aussage, dass beim technischen Anbieter keinerlei Metadaten anfallen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Konkrete Angebots- und Vertragsanfragen bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Allgemeine Kommunikation sowie Sicherheit, Fehlerbehebung, Missbrauchsschutz und Begrenzung der technischen Nutzung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Beantwortung deiner Anfrage und ein sicherer, funktionsfähiger Dienst.

Einen freiwillig bestätigten Kontakt- oder Rückrufwunsch erfassen wir auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail. Die bisher rechtmäßige Verarbeitung wird dadurch nicht rückwirkend unzulässig. Eine WhatsApp-Nachricht ist keine pauschale Einwilligung in Werbung oder zusätzliche KI-Verarbeitung.

Die Nutzung ist freiwillig; du bist nicht verpflichtet, WhatsApp oder den Assistenten zu verwenden. Ohne deine Telefonnummer können wir über diesen Kanal nicht antworten. Ein Vertrag oder Kauf ist nicht Voraussetzung für die Kontaktaufnahme.

5. Technische Anbieter und Empfänger

WhatsApp/Meta: Wir verwenden die offizielle WhatsApp Cloud API. Im Europäischen Wirtschaftsraum ist insbesondere WhatsApp Ireland Limited beteiligt. WhatsApp verarbeitet Daten für die Übermittlung unserer Kommunikation und für eigene Plattformzwecke nach den jeweils anwendbaren Bedingungen. Die Datenschutzrollen können je nach Zweck unterschiedlich sein. Informationen: WhatsApp-Datenschutzrichtlinie und WhatsApp Business Data Processing Terms.

Cloudflare: Cloudflare, Inc. betreibt unseren Worker, die D1-Datenbank und technische Betriebsprotokolle. Für die Anwendungsdatenbank wurde die EU-Jurisdiktion gewählt. Das bedeutet nicht, dass alle Verarbeitungen, Zugriffe oder Protokolle ausschließlich in der EU stattfinden. Informationen: Cloudflare-Datenschutzrichtlinie und Cloudflare Data Processing Addendum.

Interne E-Mail-Benachrichtigung über Resend: Bei einer bestätigten Kontaktanfrage erhält Matthias eine kurze E-Mail mit einem Link zur geschützten Verwaltung. Dafür nutzen wir den bestehenden Versanddienst Resend (Plus Five Five, Inc.). Die E-Mail enthält keine Kundentelefonnummer, Themenkategorie oder eingehenden Nachrichtentexte. Der Anbieter verarbeitet Absender- und Empfängeradresse, den allgemeinen Hinweistext, Versandmetadaten sowie eine technische Vorgangskennung zur Vermeidung doppelter Zustellung. Die zugehörige Telefonnummer bleibt ausschließlich in unserer geschützten Verwaltung. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR kann nicht ausgeschlossen werden. Informationen: Resend-Datenschutz und Datenverarbeitungsvereinbarung. Versandstatus im Assistenten werden mit dem zugehörigen Vorgang bereinigt; technische Anbieterprotokolle und die interne Benachrichtigungsmail haben eigene Aufbewahrungsabläufe.

Derzeit keine Übertragung an OpenAI, Airtable oder Google Drive: Die optionalen Anbindungen sind nicht aktiv. Auch eine automatische Weiterleitung von WhatsApp-Gesprächsinhalten an ChatGPT Work ist nicht eingerichtet. Vor einer späteren Aktivierung werden diese Hinweise und die erforderlichen betrieblichen Voraussetzungen geprüft und angepasst.

Bei WhatsApp und Cloudflare können auch Verarbeitungen außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, stattfinden. Die Anbieter veröffentlichen Angaben zu ihren Unterauftragnehmern und Transfermechanismen, darunter Standardvertragsklauseln und – soweit anwendbar – Angemessenheitsbeschlüsse. Einzelheiten zu den für unseren Dienst geltenden Garantien kannst du bei Matthias Heyder anfragen. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesagt. Cloudflares Datenverarbeitungsvereinbarung ist Bestandteil des Self-Serve-Vertrags; für WhatsApp gelten die Business-Bedingungen einschließlich der einschlägigen Datenverarbeitungs- und Übermittlungsregelungen.

6. Wie lange Daten gespeichert werden

Die Anwendung führt die Bereinigung regelmäßig aus. Technische Störungen oder offene externe Löschabgleiche können sie verzögern; eine sofortige Löschung in sämtlichen Systemen wird nicht versprochen. Wenn aus einer Anfrage eine gesonderte Vertragsabwicklung entsteht, gelten dafür eigene Informationen und gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Cloudflare nennt für Workers-Protokolle derzeit 3 Tage im Free-Tarif und bis zu 7 Tage im Paid-Tarif. D1-Wiederherstellungskopien reichen je nach Tarif bis zu 7 beziehungsweise 30 Tage zurück. Gelöschte Datensätze können deshalb vorübergehend in Sicherungen verbleiben. Diese werden nicht für die laufende Bearbeitung verwendet. Die Speicherungen bei WhatsApp selbst und auf deinem Gerät werden durch unsere lokalen Löschbefehle nicht automatisch entfernt. Workers-Protokolle · D1-Sicherungen

7. Antworten stoppen und Daten löschen

1. STOP unterdrückt automatische Antworten einschließlich einer Datenschutzantwort, bis du START schreibst. STOP löscht keine Daten. Ein bereits begonnener Versand kann nicht zurückgerufen werden.
2. LÖSCHEN beauftragt den Assistenten, den zugeordneten Kontakt, Vorgänge, Eingangsdatensätze, Antworten und Kontaktzähler aus der aktiven Anwendungsdatenbank zu entfernen. Das ist kein Befehl zum Löschen deines WhatsApp-Kontos.
3. Alternativ schreibe an m.heyder@heydermedia.de mit dem Betreff „WhatsApp-Daten löschen“. Nenne die betroffene WhatsApp-Nummer einschließlich Ländervorwahl, damit Matthias die Daten zuordnen kann. Sende keine Ausweiskopie ungefragt mit.

Für Rückfragen oder bei einer technischen Störung nutze bitte den E-Mail-Weg. Eingehende Testdialoge und eine persönlich vom Tablet freigegebene Antwort wurden bis zum Geräteempfang geprüft. Eine fehlende Antwort bestätigt keine erfolgreiche Löschung. Die oben beschriebenen Restfristen für Duplikatkennungen, Sicherheitsereignisse und Sicherungen gelten zusätzlich. Falls zur Zuordnung nötig, fragen wir gezielt nach weiteren Angaben.

8. Deine Rechte

Du kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Eine Einwilligung kannst du widerrufen. Soweit wir Daten auf berechtigte Interessen stützen, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht; der Assistent ist derzeit nicht für Werbeaussendungen eingerichtet.

Wende dich dazu an die oben genannte Adresse. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere der Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.

9. Beim Aufruf dieser Seite

Dein Browser übermittelt technisch erforderliche Verbindungsdaten an Cloudflare, damit diese Seite ausgeliefert und geschützt werden kann. Diese Seite selbst verwendet keine Analyseprogramme, Werbepixel, extern geladenen Schriftarten, Formulare oder eigenen Cookies. Externe Links werden erst beim Anklicken geöffnet; dort gelten die Hinweise des jeweiligen Anbieters.

10. Geschützte Verwaltung auf Rechner und Tablet

Die Verwaltungsoberfläche ist für Matthias Heyder vorgesehen. Sie zeigt bestätigte Kontaktanfragen mit Telefonnummer und Kategorie sowie gespeicherte Antworten und deren Bearbeitungsstatus. Sie enthält kein vollständiges Protokoll eingehender Nachrichten. Solange die Verwaltung sichtbar geöffnet ist, prüft sie etwa alle 30 Sekunden auf geänderte Anfragen. Dabei werden keine zusätzlichen Kundendaten erhoben. Eine Hintergrund- oder Push-Benachrichtigung ist nicht eingerichtet.

Ein mobiles Gerät wird über einen zufälligen, zehn Minuten gültigen Einmalcode verbunden. Danach speichert der Browser ein technisch erforderliches Sitzungscookie mit dem Namen __Host-hm_mobile für höchstens 30 Tage. Es dient ausschließlich dem geschützten Zugang, wird nicht für Werbung oder Nutzungsanalyse verwendet und ist für Seitenskripte nicht lesbar. Auf dem Server liegen mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Prüfwerte und Ablaufzeiten. Der Verwaltungsschlüssel wird nicht an das Tablet übermittelt. Abmelden widerruft die betreffende Sitzung; vom Rechner können alle mobilen Sitzungen gesperrt werden. Abgelaufene Sitzungsprüfwerte werden beim nächsten Verbinden eines Geräts bereinigt. Kurzlebige technische Zähler begrenzen Anmeldeversuche, ohne dafür IP-Adressen in der Anwendungsdatenbank zu speichern.

Die Anmeldung gilt nur für diesen Browser auf dem eigenen Gerät. Die Verwaltung sollte nur auf Geräten mit Bildschirmsperre genutzt werden. Diese Zugangsdaten werden durch den WhatsApp-Befehl LÖSCHEN eines Kunden nicht verändert.